În contextul modificărilor recente aduse regulilor pentru utilizarea sistemului RO e-Factura, sectorul fiscal din România se pregătește pentru schimbări care vor avea impact asupra persoanelor fizice și contribuabililor cu activități economice organizate. Modificarea, adoptată printr-un amendament susținut de Ministerul Finanțelor în Comisia de Buget-Finanțe a Camerei Deputaților, previzionează excluderea din obligația de utilizare a e-Factura a unor categorii de persoane fizice, la începutul lunii iunie 2026. Aceasta vine după o perioadă de ajustări și clarificări ale regulilor, în scopul simplificării și evitării obligațiilor disproporționate pentru cei care nu desfășoară activități economice în sens comercial.
Cine nu mai este obligat să utilizeze sistemul e-Factura
O categorie prioritară exceptată îi cuprinde pe persoanele fizice care obțin venituri din drepturi de autor. Aceștia, precum autori, jurnaliști, artiști, fotografi sau traducători, pot utiliza sistemul opțional, dar nu sunt obligați să-l folosească dacă au o formă de identificare doar prin CNP și nu realizează activități economice organizate ca PFA sau firme.
Agricultorii persoane fizice ce aplică regimul special pentru agricultori sunt de asemenea excepți. Ei continuă să utilizeze carnetele de comercializare, documente care asigură trasabilitatea și conțin informațiile obligatorii pentru astfel de operațiuni.
Persoanele fizice cu activitate economică organizată
Obligația de a folosi e-Factura rămâne valabilă pentru persoanele fizice cu activitate economică organizată. Printre acestea se află PFA-urile, întreprinderile individuale și întreprinderile familiale înregistrate fiscal. Pentru aceste categorii, utilizarea platformei este esențială în relațiile cu alți operatori economici.
Persoanele care emiți facturi pentru servicii sau produse trebuie să fie sigure că au acces la Spațiul Privat Virtual (SPV) și că pot transmite electronic facturile pe platforma RO e-Factura. Procedura include crearea sau utilizarea unui cont SPV, autentificare cu certificat digital calificat și înregistrarea în sistem. După transmitere, sistemul validează și stochează documentele fiscale, fiind obligatorie păstrarea lor în condițiile legale.
Ce trebuie făcut de contribuabilii cu venituri din drepturi de autor sau ocazionale
Cele mai recente reguli clarifică că persoanele fizice care încasează venituri din drepturi de autor, fără a avea o formă fiscală precum PFA sau firmă, nu mai au obligația generală de a folosi platforma e-Factura. În cazul în care nu sunt organizați ca entități economice, aceștia pot opta să nu utilizeze sistemul, cu condiția să verifice contractele și modul în care plătitorii tratează plata acestor venituri.
De asemenea, pentru persoanele care s-au înscris preventiv în sistem, există posibilitatea de radiere din registrele e-Factura, pentru a evita folosirea inutilă a platformei dacă nu mai sunt obligate să o utilizeze sau dacă doresc să se deregistreze.
Ghid pentru contribuabilii care emit facturi
Pentru cei cu PFA, întreprindere individuală sau întreprindere familială, primul pas este verificarea dacă emit facturi către terți. În cazul răspunsului afirmativ, trebuie să se asigure că au disponibil acces la SPV, un certificat digital calificat și că pot transmite facturile prin platformă.
Procedura include înregistrarea sistematică în registrul RO e-Factura și integrarea acestuia în rutina obișnuită de emitere, transmitere și păstrare a documentelor fiscale. Este recomandat ca această verificare și înregistrare să se realizeze din timp, pentru evitarea problemelor ulterioare legate de respectarea termenelor.
Categoriile exceptate și diferențele în regulile fiscale
Cel mai important diferențial rămâne între venituri ocazionale și activitate economică organizată. Statul urmărește să limiteze obligațiile digitale pentru contribuabilii cu venituri mici sau ocazionale și să păstreze controlul fiscal pentru cei cu activitate constantă și relatii recurente, precum prestatorii de servicii sau comercianții.
Această delimitare influențează și modul în care veniturile de pe platformele online sunt declarate și fiscalizate. Pentru exemplul vânzărilor ocazionale pe OLX sau alte platforme, diferența dintre o activitate ocazională și una cu caracter comercial poate avea implicații importante asupra obligațiilor fiscale.
Aceste măsuri urmăresc să reducă birocrația pentru contribuabilii mai mici și să mențină controlul pentru operatorii economici cu activitate frecventă înregistrată.