România: cele mai frecvente greșeli ale antreprenorilor în gestionarea fiscală și administrativă
Antreprenorii din România fac adesea greșeli în privința alegerii formei juridice, gestionării fiscale și administrării financiare, ceea ce poate duce la costuri suplimentare și probleme cu autoritățile fiscale. Cosmin Dumitrașcu, antreprenor și expert contabil, fondator al ABS Group România, a evidențiat principalele erori frecvent întâlnite în mediul de afaceri local.
1. Alegerea formei juridice și înțelegerea TVA-ului
Mulți antreprenori nu aleg corect între înființarea unei societăți cu răspundere limitată (SRL) și un PFA, decizie adesea luată la întâmplare sau bazată pe sfaturi nespecializate. Această greșeală poate duce la supraimpozitare, mai ales dacă nu se cunoaște plafonul de plătitor de TVA sau condițiile pentru înregistrarea obligatorie.
Fără consultanță fiscală prealabilă, antreprenorii pot descoperi ulterior că sunt obligați să se înregistreze ca plătitori de TVA imediat ce ating plafonul impus de lege. În plus, aceștia ignoră momentul optim pentru aplicarea mecanismului TVA la încasare sau TVA la facturare, ceea ce poate avea impact asupra fluxului de numerar.
Este recomandabil ca înainte de a înființa firma, antreprenorii să solicite o analiză comparativă pentru a stabili cea mai potrivită varianta fiscală și juridică pentru activitatea lor.
2. Managementul greșit al fondurilor firmei
Antreprenorii deseori confundă patrimoniul companiei cu propriul buzunar, efectuând plăți din banii firmei pentru cheltuieli personale, retrageri nejustificate de numerar sau facturi supraevaluate pentru servicii inexistente. Această atitudine poate aduce probleme în cazul unui control ANAF, mai ales odată cu implementarea sistemului SAF-T, care facilitează verificările fiscale.
Retragerile nejustificate pot duce la reclasificări fiscale, implicând impozit suplimentar de 16% și penalități, precum și dobânzi.
3. Obligațiile fiscale ale firmelor fără activitate
Mulți antreprenori cred că lipsa veniturilor absolvă firma de obligații fiscale, însă acest lucru nu este corect. În cazul în care firma nu a avut activitate, trebuie depusă declarația de inactivitate și declarațiile fiscale pe zero.
Dacă s-a desfășurat activitate, chiar și minoră, trebuie întocmită contabilitatea și depuse situațiile financiare anuale. În lipsa acestor măsuri, firma riscă sancțiuni de la organul fiscal.
Fundamental este ca, în cazul în care firma nu mai are intenția de a continua activitatea, să fie măcar suspendată pentru a evita costuri suplimentare, precum cele pentru servicii contabile.
4. Nedeslușirea deducerilor fiscale
Mulți antreprenori nu știu ce cheltuieli pot deduce fiscal, ceea ce poate duce la plăți mai mari de taxe decât ar fi cazul. Legislația fiscală permite deduceri dacă cheltuielile au legătură directă cu scopul activității.
Exemple frecvente includ abonamente medicale, tichete de masă, abonamente sportive, cheltuieli cu vehiculele, chiria, cursuri de formare profesională sau educația timpurie. Nedeclararea acestor deduceri determină creșteri ale impozitelor și taxelor plătite pe termen lung.
Dacă înlocuiesc plata salariilor în bani, antreprenorii pot opta pentru beneficii fiscale, precum abonamente medicale sau tichete de masă, pentru optimizarea costurilor.
5. Distribuirea haotică de dividende și decapitalizarea firmei
Dividendele rămân metoda preferată pentru retragerea de fonduri din firmă, chiar dacă, începând cu 2026, impozitul pe dividende va fi de 16%. Distribuirea sumei mari fără o analiză prealabilă poate duce la decapitalizarea activului net al companiei.
Este necesară o evaluare amănunțită înainte de a face plăți mari pentru a evita situațiile de risc în funcție de activul net contabil.
6. Ignorarea legislației muncii
Angajarea personalului implică respectarea Legii 53/2003 – Codul Muncii. Schimbările salariale, funcțiile, programul de lucru, însă și orele suplimentare sau de noapte trebuie să fie declarate și actualizate corespunzător.
Nerespectarea acestor obligații poate genera sancțiuni și probleme legale pentru angajatori.
7. Contractele cu clienții și furnizorii
Mulți antreprenori nu au contracte clare și scrise cu partenerii de afaceri, bazându-se pe înțelegeri verbale. Aceasta poate genera dificultăți în cazul disputelor, deoarece nu se pot dovedi termenii conveniți, termenele de plată sau responsabilitățile fiecărei părți.
Un contract bine delimitat asigură claritatea și previne neînțelegerile juridice ulterioare.
Astfel, aceste erori frecvente afectează gestionarea fiscală și administrativă a firmelor din România.