Un text generat de inteligența artificială folosit în activitatea de zi cu zi în companii necesită o pregătire adecvată a angajaților pentru a evita erori și consecințe nedorite. În contextul în care AI Act, normativul european din domeniu, stabilește reguli pentru utilizarea responsabilă a sistemelor AI, majoritatea companiilor trebuie să implementeze măsuri de alfabetizare digitală pentru angajați, fără a impune însă un certificat universal. În România, inițiativele trebuie adaptate pentru a sprijini muncă cu discernământ, mai degrabă decât pentru a realiza doar formări generale.
Ce prevede AI Act pentru companie și cine are responsabilități
Începând cu 2 februarie 2025, articolul 4 din AI Act impune organizațiilor să asigure pregătire pentru utilizarea sistemelor AI, în funcție de contextul activității lor. Modificările aduse în iulie 2026 accentuează rolul măsurilor care sprijină alfabetizarea digitală a angajaților.
Obligația nu impune ca fiecare angajat să obțină un certificat sau să urmeze un curs fix, ci să se adapteze măsuri specifice fiecărei activități. Companiile trebuie să delimiteze clar cine răspunde de aprobarea instrumentelor AI și cine verifică datele și rezultatele generate pentru a preveni utilizarea problematică a sistemelor.
Organizațiile trebuie să realizeze o inventariere a proceselor de lucru unde se folosesc AI, precum redactarea documentelor, analiza datelor sau relația cu clienții. Lista acestor activități trebuie bazată pe procese reale și nu pe denumiri comerciale ale aplicațiilor, pentru a înțelege exact ce informații se introduc și ce influență exercită sistemele.
Verificarea și responsabilitatea interioară devin importante, întrucât nu orice angajat poate gestiona singur riscurile. Politicile interne privind confidențialitatea, accesul și contractele trebuie să fie închegate și respectate pentru a preveni posibilele riscuri legale și de securitate.
Ce trebuie să știe angajații înainte de utilizarea AI
Primul lucru esențial este de a distinge între un răspuns plauzibil și unul verificat. Modelele generative pot produce texte fluent, dar pline de greșeli sau informații false. Angajații trebuie să înțeleagă ce aspecte trebuie verifycate raportat la documente sau surse originale pentru a evita interpretări greșite.
De exemplu, un AI poate rezuma o ofertă comercială omitând condiții importante, precum limita de reducere pentru primul an, ceea ce poate impacta bugetul. Este necesar să fie confruntate sumele, termenele și formulările de contract pentru a evita riscuri.
În plus, trebuie verificat dacă datele introduse în sistem provin din surse aprobate și dacă condițiile de confidențialitate și securitate permit încărcarea anumitor informații. Eliminarea numelui dintr-un document nu garantează anonimitatea totală dacă restul datelor permit identificarea.
Este important ca utilizatorii să înțeleagă diferența dintre sugestie și acțiune. În cazul în care AI poate trimite mesaje, atașa documente sau modifica fișiere, trebuie definit clar cine e responsabil și care sunt punctele de verificare. Există sisteme AI care clasifică solicitări, recomandă produse sau analizează valori, iar cunoașterea funcției concrete și a limitărilor este esențială.
De asemenea, trebuie stabilit un protocol clar pentru semnalarea unor eventuale erori sau greșeli. Un contact responsabil și posibilitatea de a suspenda utilizarea unui raport sau rezultat reprezintă măsuri utile pentru gestionarea riscurilor.
Instruirea diferențiată în funcție de rolul angajatului
Specialiștii în resurse umane, programatorii și angajații din relația cu clienții au nevoie de forme diferite de pregătire pentru utilizarea AI. Fiecare trebuie să pornească de la un nucleu comun despre limitele, responsabilitățile și verificarea datelor, dar instruirea trebuie să fie ajustată pentru activitățile specifice.
De exemplu, pentru relația cu clienții, e important să se evite promisiuni nejustificate. Pentru programatori, trebuie explicate limitările algoritmice și vulnerabilitățile codului, în timp ce pentru recruți sau recrutori, să se evidențieze riscul de a prelua criterii discriminatorii.
Managerii trebuie să stabilească clar termenele și obiectivele pentru verificarea rezultatelor generate de AI și să nu permită acceptarea automată a răspunsurilor neverificate. Evaluarea performanței trebuie să țină cont de această organizare.
Instruirea trebuie actualizată odată cu schimbările de instrumente și atribuțiile lor, pentru a evita ca experiența inițială să devină inutilă dacă se introduc noi limite sau funcții.
Cum poate fi integrată alfabetizarea AI în activitatea zilnică
Pentru a integra eficient alfabetizarea AI în fluxul de muncă, compania poate disemina reguli scurte și clare, însoțite de exemple practice. Angajații trebuie să știe unde găsesc instrumentele aprobate și pașii pe care trebuie să îi urmeze înainte de a publică sau trimite un document.
Folosirea documentelor standard, precum modele de contract sau solicitări fictive, ajută la exercițiu și la recunoașterea situațiilor problematice. Aceste exemple trebuie să fie adaptate la procesul propriu, fără a expune informații reale, dar ilustrative pentru riscuri.
Un registru de măsuri și bune practici în domeniu, menționat doar ca o recomandare, permite urmărirea progresului și identificarea lacunelor de înțelegere. Documentarea poate include cine a fost instruit, pentru ce scopuri și când a fost actualizat conținutul, întărind astfel cultura responsabilă de utilizare a sistemelor AI.
Toate aceste măsuri au ca scop crearea unei culturi organizaționale în care angajații utilizează instrumente AI cu discernământ, fiind conștienți de limitele și responsabilitățile lor.
